La Asociación de Amigos de la Universidad Simón Bolívar (AAUSB) es una asociación sin fines de lucro que busca recabar fondos para brindar apoyo a las distintas organizaciones estudiantiles que hacen vida en la Universidad Simón Bolívar (USB) y promover proyectos en pro de esta casa de estudios.
Dentro de su estructura cuenta con diversas unidades de negocios, entre ellas La Proveeduría Estudiantil, la cual nace en el año 2006 gracias a una alianza entre la USB y la AAUSB. Ésta es atendida por estudiantes de la Universidad, fomentando así principios de liderazgo y gerencia en los mismos.
La Proveeduría ofrece al público uesebista y al público en general, servicios a precios preferenciales tales como:
- Impresión y fotocopiado
- Cafetería
- Navegación en internet
- Quemado de CD
- Centro de computación
- Librería y papelería
- Venta de accesorios para computación
- Cajero Automático Bancaribe
Las máquinas de la Proveeduría estudiantil que manejan las diferentes áreas dentro de ella cuentan con el sistema Profit Administrativo 2k8.
Profit Administrativo permite automatizar las operaciones empresariales de forma integral y flexible en las áreas de: Inventario, Compras, Ventas, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Caja y Banco, permitiendo dar una visión global de negocios, lo cual significa disponibilidad de información para la toma de decisiones en el momento oportuno, aumentando la competitividad de su empresa.
Tipo de Sistema
El sistema Profit Plus 2k8
administrativo es un sistema TPS (Sistema de Procesamiento de Transacciones).
Su objetivo principal es manejar,
procesar y automatizar las transacciones de la Proveeduría Estudiantil. Entre
sus otras funcionalidades, 2k8 ofrece manejo de inventario, manejo de Caja y
Banco, manejo de impuestos y sus retenciones, y adicionalmente ofrece un
análisis de datos asociados a los procesos de ventas, compras, cajas y bancos
que automatiza el sistema. Se deduce que es un sistema TPS porque automatiza la manipulación
de los datos y de las transacciones del negocio, es muy simple y enfocado a su meta, y
además es capaz de generar reportes de las transacciones.
Eficiencia de desempeño: El programa tiene una rápida respuesta para cualquiera de sus funciones, además de que los requerimientos o recursos necesarios son considerablemente bajos si tomamos en cuenta la evolución de los ordenadores hoy en día. La capacidad es escalable, pero dado el paquete de funciones que posee, está destinada a pequeñas o medianas empresas.
✓ Comportamiento temporal
✓ Utilización de recursos
✓ Capacidad
Fiabilidad: El software posee una alta fiabilidad, pues se garantiza que los datos (en condiciones normales) se mantendrán en el equipo perfectamente. En caso de algún error que llegase a ocurrir en el sistema, los datos (que es aquello más relevante para una empresa) pueden ser respaldados mediante el uso de generación de backups del manejador de base de datos de SQL Server, el cual utiliza un software para guardar y organizar los datos.
✓ Madurez
✓ Disponibilidad
✓ Capacidad de recuperación
Seguridad: El sistema posee un sistema de usuarios con distintos niveles de permisología, permitiendo así tener distintos roles y capacidades para ver y modificar datos de distintas áreas del sistema, dándonos también formas de saber qué usuario hizo alguna modificación. Sin embargo, éste no es su punto fuerte.
✓ Confidencialidad
✓ Integridad
✓ Autenticidad
Compatibilidad: El sistema genera reportes en distintos formatos de salida que son compatibles con el paquete Office de Microsoft, lo cual provee un alto grado de sinergia entre el sistema como generador de archivos base y estos paquetes que son ampliamente utilizados por los usuarios para la personalización y modificación de dichos archivos. El sistema no presenta ningún problema de coexistencia, siempre y cuando la base de datos le sea exclusiva, y no esté siendo usada por otro sistema también. Si lo hiciera, se requeriría de una planificación externa al sistema para evitar errores en los datos (producto de un mal paralelismo).
✓ Coexistencia
✓ Interoperabilidad
Las características elegidas que predominan son la mantenibilidad y la adecuación funcional, pues al ser sistemas comerciales, mantienen un estándar en el paquete de funciones que ofrecen, pudiendo darse el caso de que alguna funcionalidad requerida no pudiera ser satisfecha. Además, usualmente la empresa no pueda alterar el sistema en cuestión luego de comprarlo, ya que a pesar de que el sistema puede presentar una alta modularidad, no se puede modificar el código fuente (el código del desarrollador) al no disponer del mismo, pues sólo se ofrecen el instalador y/o el archivo ejecutable.
En cuanto a usabilidad y portabilidad, son características bien definidas en el sistema, pero no son sus puntos fuertes, pues ofrecen las mismas condiciones que otros sistemas de competencia pudieran ofrecer. Su interfaz es intuitiva, pero no escapa de lo estándar, así como tampoco lo hace su instalación.
Vista de Casos de Uso
Características más relevantes del sistema según el ISO/IEC 25010
Imagen original en :http://iso25000.com/index.php/normas-iso-25000/iso-25010
✓ Comportamiento temporal
✓ Utilización de recursos
✓ Capacidad
Fiabilidad: El software posee una alta fiabilidad, pues se garantiza que los datos (en condiciones normales) se mantendrán en el equipo perfectamente. En caso de algún error que llegase a ocurrir en el sistema, los datos (que es aquello más relevante para una empresa) pueden ser respaldados mediante el uso de generación de backups del manejador de base de datos de SQL Server, el cual utiliza un software para guardar y organizar los datos.
✓ Madurez
✓ Disponibilidad
✓ Capacidad de recuperación
Seguridad: El sistema posee un sistema de usuarios con distintos niveles de permisología, permitiendo así tener distintos roles y capacidades para ver y modificar datos de distintas áreas del sistema, dándonos también formas de saber qué usuario hizo alguna modificación. Sin embargo, éste no es su punto fuerte.
✓ Confidencialidad
✓ Integridad
✓ Autenticidad
Compatibilidad: El sistema genera reportes en distintos formatos de salida que son compatibles con el paquete Office de Microsoft, lo cual provee un alto grado de sinergia entre el sistema como generador de archivos base y estos paquetes que son ampliamente utilizados por los usuarios para la personalización y modificación de dichos archivos. El sistema no presenta ningún problema de coexistencia, siempre y cuando la base de datos le sea exclusiva, y no esté siendo usada por otro sistema también. Si lo hiciera, se requeriría de una planificación externa al sistema para evitar errores en los datos (producto de un mal paralelismo).
✓ Coexistencia
✓ Interoperabilidad
Las características elegidas que predominan son la mantenibilidad y la adecuación funcional, pues al ser sistemas comerciales, mantienen un estándar en el paquete de funciones que ofrecen, pudiendo darse el caso de que alguna funcionalidad requerida no pudiera ser satisfecha. Además, usualmente la empresa no pueda alterar el sistema en cuestión luego de comprarlo, ya que a pesar de que el sistema puede presentar una alta modularidad, no se puede modificar el código fuente (el código del desarrollador) al no disponer del mismo, pues sólo se ofrecen el instalador y/o el archivo ejecutable.
En cuanto a usabilidad y portabilidad, son características bien definidas en el sistema, pero no son sus puntos fuertes, pues ofrecen las mismas condiciones que otros sistemas de competencia pudieran ofrecer. Su interfaz es intuitiva, pero no escapa de lo estándar, así como tampoco lo hace su instalación.
Recomendaciones
Recomendación 1: Poder eliminar artículos creados que estén desatendidos o descontinuados.
Beneficio: Facilitar las búsquedas de productos y depurar la base de datos. Cuando un producto es cargado por primera vez en PROFIT es imposible luego eliminarlo de la base de datos, lo único que se puede hacer es desactivarlo para la venta, pero el mismo permanece aun en la base de datos, ocupando espacio y dificultando la agilidad para buscar productos que estén disponibles actualmente. En ocasiones, también se cargan el mismo producto con distintos nombres por un simple error de la persona encargada, en estos casos, seria bueno poder eliminar el error.
Recomendación 2: Visualizar o tener acceso solo a artículos, proveedores, facturas asociados a la sucursal a la cual se accedió.
Beneficio: Cuando un usuario accede a la sucursal de "cafetería", por ejemplo, y desea buscar un articulo que contenga las letras "cho" para obtener de forma rápida resultados de tipo chocolate, choco choco, entre otros, el sistema también le arrojará todos aquellos productos pertenecientes a otras sucursales que contengan las mismas letras. Si solo se pudieran visualizar artículos pertenecientes a la sucursal a la cual se accedió, se evitarían estos inconvenientes; facilitando las búsquedas y agilizando las ventas.
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